Für den Betrieb einer Index-basierten Websuchmaschine sind mehrere Arbeitsschritte notwendig, die im Folgenden beschrieben werden, um die Funktionsweise einer Index-basierten Suchmaschine genauer zu analysieren.
Bevor eine Index-basierte Websuchmaschine relevante Ergebnisse liefern kann, muss festgestellt werden, welche Seiten im Web existieren. Weil es kein zentrales Verzeichnis verfügbarer Webseiten gibt, müssen Suchmaschinen eine eigene Liste aller bereits gefundenen Seiten erstellen. Diese wird vom URL-Server verwaltet, stetig erweitert und aktualisiert, um ungültige URLs zu entfernen sowie neu verfügbare URLs hinzuzufügen. Da ständig neue Seiten im Web erstellt oder alte gelöscht werden, muss das Web in regelmäßigen Abständen durchsucht werden. Dies geschieht in der sogenannten URL-Erkennung (engl.: URL discovery).
Um neue Seiten und die zugehörigen URLs zu finden, bedient sich Google mehrerer Verfahren. In der gängigen Praxis stellen die Websitebetreiber eine strukturierte Liste zur Verfügung, welche alle relevanten Unterseiten einer Domain beinhaltet. Diese wird als Sitemap bezeichnet und im Hauptverzeichnis (root Verzeichnis) der Website abgespeichert, damit sie von den Suchmaschinen gefunden wird. Um den Prozess zu beschleunigen, kann der Websiteinhaber die Sitemap auch gezielt über die Google Search Console einreichen.
Eine weitere Möglichkeit, Anweisungen an Suchmaschinen zu geben, ist der No-Index-Metatag, welcher im Head-Bereich einer Seite hinterlegt werden kann. Dieser sorgt dafür, dass die Seite nicht in den Suchergebnissen angezeigt wird. Jedoch verhindert er nicht das Erfassen der Seite bei der URL-Discovery oder das Crawling der Seite, da diese erst analysiert werden muss, um den Metatag zu erkennen.
Während des Crawlings, welches in Abschnitt 2 beschrieben wird, besteht ebenfalls die Möglichkeit, dass weitere Links gefunden und dem Verzeichnis der verfügbaren Seiten hinzugefügt werden. Dies können Verlinkungen in Texten, der Menüleiste oder sonstigen Inhalten sein.